4 tips voor het jaarlijks evaluatiegesprek

‘Een héél jaar lang werk ik me uit de naad. Ik sta zelfs ’s avonds voor hem klaar, … weekends, ‘noem maar op…  en dan krijg ik dit.’  Monique werpt me een formulier toe. Ik zie een aantal 5’en, veel 4’en en kijk haar vragend aan. Haar evaluatie ziet er globaal toch heel goed uit?  Met priemende vinger wijst ze naar een 2. ‘Onvoldoende op administratieve vaardigheden! Omwille van 1 foutje, ik herhaal 1 foutje!  Eén verkeerd lettertype op de naamkaartjes van een klanten-event dat 2 weken geleden heeft plaatsgevonden!’

Monique’s manager legt uit dat een eerste indruk heel belangrijk is.  Een klant had een smalende opmerking gemaakt over het lettertype. “Comic sans”, komaan zeg, wie komt daar nu nog mee af! Ik vind dat een kapitale fout! Monique moet beseffen dat elk detail telt.‘  Een paar weken na het jaarlijkse evaluatiegesprek met Monique beseft de manager dat hij de jaarlijkse evaluaties misschien toch beter wat grondiger had voorbereid.  Hij had in gedachten de laatste weken overlopen, en klaar.   Misschien woog de smalende opmerking van de klant onnodig zwaar door in de beoordeling. Het kwaad is echter geschied. Monique heeft haar collega’s ingelicht, die verontwaardigd en solidair meeleven met “de arme Monique” die avondwerk en weekendwerk opstapelde om haar baas tevreden te stellen.  Het hek is van de dam. Het hele team heeft beslist om niet naar de nieuwjaarsreceptie te komen, ze zijn “allemaal ziek” – wellicht één van de vele saboterende acties die de komende weken in de onderstroom van de organisatie zullen worden ondernomen. De “arme manager” ziet het met lede ogen aan. “Ik ben toch ook maar een mens!”

Ook al lijkt het jaarlijks evaluatiegesprek te gaan over feiten (een document met een score in cijfertjes geeft die indruk), zowel leidinggevenden als werknemers gaan meestal emotioneel om met het jaarlijkse evaluatiegesprek. Zelfs als je er heel objectief mee omgaat kan je er niet omheen dat beoordeeld worden een impact heeft op motivatie, bij uitstek een emotionele aangelegenheid. Het ligt bij vele mensen heel gevoelig.  Conflictvermijdend gedrag, defensieve reacties, subjectieve en eenzijdig gekleurde evaluaties, mensen gaan elkaar vergelijken wat vaak neerkomt op een appelen/peren-verhaal …of… we maken er een jaarlijks terugkerend verplicht neutraal nummertje van met voorspelbare scores: nut: NUL.

Een gezonde open feedbackcultuur komt niet uit de lucht gevallen; verwachten dat je medewerkers 1 keer per jaar over de vaardigheid beschikken om op een correcte manier feedback te geven en te ontvangen…  is niet realistisch.

Ik stel mezelf de vraag:  ‘Is de investering van tijd van de jaarlijkse structurele evaluatiegesprekken wel nuttig, als het resultaat een kille werksfeer is waar ieder zich verbolgen terugtrekt op zijn eiland. Is het wel rendabel om managers en medewerkers een toneelstukje te laten opvoeren, die hen beiden onverschillig laat?  Werkt betrokkenheid en verbinding niet beter om samen resultaten te bereiken?

In mijn tweede boek ‘Het Overloop Effect’ sta ik stil bij het effect van leiderschap op de sfeer op de motivatie, op de teamwerking, … Dit effect loopt over op andere departementen. Een negatieve onderstroom en een slechte sfeer kan de ganse organisatie aantasten, tot zelfs de klanten en andere stakeholders de stank ruiken.  Leidinggevenden zijn zich niet voldoende bewust van de impact van een slechte werksfeer.  Het tast klantentevredenheid, het omzetcijfer en innovatief vermogen van de organisatie aan.  Om maar te zwijgen over welzijn op het werk. Daarom pleit ik om goed na te denken over wat je aan het doen bent.  Ik pleit ervoor dat leidinggevenden ondersteund worden, coaching krijgen, … want het is al te makkelijk om naar hen met de vinger te wijzen. Het is een “hell of a job”.

Als je dan toch jaarlijkse evaluatiegesprekken houdt,  zorg er dan voor dat ze een positief overloop effect hebben op de sfeer. Vraag training/coaching, lees een boek, laat je inspireren door je collega’s.  Hier alvast 4 snelle tips:

  1. Zorg doorheen het jaar voor frequente contacten met je medewerkers, en praat daarbij niet enkel over operationele zaken. Luister met oprechte interesse naar wat hen bezighoudt, waar ze energie van krijgen, en wat ze willen bijdragen.  Wees tegelijkertijd ook duidelijk in je verwachtingen. Wat voor jou evident is, is daarom niet noodzakelijk even helder voor anderen.
  2. Blik “groeigericht” terug op het voorbije jaar. Dat betekent dat je je vragen stuurt richting: wat ging er goed, waarover ben je trots, welke initiatieven heb je genomen? Dat heeft een motiverend effect. *
  3. Investeer in training van communicatievaardigheden zoals feedback geven en ontvangen. Een open feedbackcultuur ontstaat niet vanzelf.
  4. Stimuleer “leren”. Stel je kwetsbaar op, en deel wat jij in 2017 wil leren. Neem geen attitude aan van de “meerdere” die het allemaal weet.

Ik wens je kalmte, moed en wijsheid,

Meredith

* Meer weten?

De eerste hefboom in Het overloop effect gaat over “groeigericht kijken en communiceren”, bij uitstek een manier om de sfeer in je team te verbeteren.  De tweede hefboom gaat over: Moedig omgaan met conflicten”.  In dat hoofdstuk kom je te weten wat de grootste valkuilen zijn bij conflicten en hoe deze te vermijden.

Wil je dit boek aankopen? Dit kan: hier

Heb je interesse in de Triangis workshop: “Groeigericht terugblikken op 2016” die je een handige kapstok geeft om je medewerker te motiveren: stuur een mailtje naar: info@triangis.be

Over de auteur Meredith Van Overloop:

  • oprichter van Triangis coaching & training solutions bvba, die via ontwikkeling van no-nonsense en impactvol leiderschap  organisaties helpt om hun doelen te bereiken
  • auteur van “Niet perfect, toch content” en “Het overloop effect, 7 hefbomen voor een betere werksfeer”