Onboarding: het ingangsexamen van uw organisatie

Maandenlang zoek je naar de juiste persoon.  ‘Is die functie nu nog altijd niet ingevuld?’ Je kan de vraag niet meer horen. En dan, eindelijk heb je de witte raaf te pakken. Oef, probleem opgelost!  Maar slaagt jouw organisatie ook voor het ingangsexamen dat zal plaatsvinden op de eerste werkdag? De starter zal bewust en onbewust een oordeel vellen.

  1. Contextuele factoren: Hoe ziet mijn bureau eruit? Waar staat de koffie? Welke tools krijg ik?
  2. Relationele factoren: Hoe word ik verwelkomd? Hoe zijn de contacten met de collega’s? Hoe gaat mijn chef met mij om?
  3. Jobgerelateerde factoren: Welke uitleg krijg ik over de taken & tools? Klopt mijn verwachting met de realiteit?
  4. Emotionele factoren: Hoe is de sfeer? Hoor ik hier thuis? Voel ik me welkom? Voel ik de waarden waarvan sprake tijdens het selectiegesprek ook aan den lijve of blijkt het een loos praatje?

In de strijd om talenten aan te trekken richt een klassieke HR-aanpak zich voornamelijk op het rekruteringsproces, het salarispakket, bonus- en firmawagenbeleid en een aantrekkelijke ‘employer brand’. Maar voor heel wat profielen zullen bedrijven alsmaar meer in concurrentie met elkaar gaan om niet enkel het juiste talent te vinden, maar vooral om het te behouden. Op dit moment zijn er in totaal 130.000 vacatures die maar niet ingevuld geraken.  Talentvolle jonge medewerkers weten dat, en … hebben niet zoveel geduld. Als hun eerste indrukken wat tegenzitten, kijken ze snel uit naar nieuwe opportuniteiten. Bereid je dus voor op het ingangsexamen en maak werk van een degelijke preboarding- en onboardingstrategie.

Enkele tips:

  1. Contextueel:

Nog vooraleer de kandidaat start, komen de eerste indrukken al binnen. Bij het softwarebedrijf SAS Institute startte HR Manager Hélène Ernotte  met preboarding via een digitaal platform en een bijhorende mobile app. “Op die manier kan de kandidaat al vertrouwd geraken met de nieuwe werkomgeving”, vertelt ze. Verder zorg je er dus ook best voor dat alle materiële  elementen tiptop in orde zijn: contract, laptop, bankkaart, bureau…  Niets is zo ergerlijk als op je eerste werkdag merken dat mensen uit de lucht komen vallen dat je er bent, en dat er zelfs geen fysisch plekje voor jou is voorzien. Het bedrijf AE won onlangs een prijs voor hun efficiënt onboardingsbeleid. Een voorbeeld: elke starter krijgt nog voor hij/zij start reeds de firmawagen in handen.

  1. Relationeel:

Stel voor elke starter een peter/meter aan. Tijdens de eerste werkdagen komt het maar al te vaak voor dat een kandidaat zich wat verloren voelt. De taken van de peter/meter: de nieuwkomer wegwijs maken op de vloer, hem/haar een welkom-gevoel te geven, en hem/haar helpen om snel een plek te vinden in het groter geheel.  De peter/meter dient hiervoor de tijd en de opleiding te krijgen. Anders wordt het snel gezien als een last, en bereik je een tegenovergesteld effect.

  1. Jobgerelateerd:

Zorg ervoor dat de starter meteen toegang heeft tot alle nodige tools & hulpbronnen (laptop, intranet, machines, securitycodes,…).

Doe aan “expectation management”: zowel tijdens het preboardingproces als tijdens de eerste werkdagen kan er een clash komen tussen wat de kandidaat verwacht en de realiteit. Tijdens een selectieproces zoekt de kandidaat het antwoord op de vraag: “What’s in it for me?” Het bedrijf verkoopt dan zichzelf zo goed mogelijk om de kandidaat “binnen te halen”. Let daar mee op. Beloof niets wat niet klopt.  Zorg er voor dat HR en leidinggevenden op dezelfde lijn zitten qua beeld & communicatie over de kaders & taken van elke functie. Het helderstellen van verwachtingen langs de kant van zowel werkgever als nieuwe werknemer zorgt voor rust.

  1. Emotionele factoren:

Verhalen zijn een krachtig middel om mensen met elkaar te verbinden. Tot het ingangsexamen die de starter zal afnemen van jouw organisatie behoort het willen weten van de “corporate story”. Als daar niet over is nagedacht, bedenkt de starter er wel zelf eentje. Misschien niet het verhaal dat jij graag zou willen dat wordt doorverteld. Maak dus werk van de werksfeer; deze is wel degelijk voor een groot deel maakbaar. Onderzoek het authentieke & inspirerende DNA van jouw organisatie en laat de peter/meter, personeelsverantwoordelijke of leidinggevende liefst voor de eerste werkdag of toch in ieder geval zo snel mogelijk na de start het verhaal vertellen.

Verder bepaalt de leiderschapsstijl voor een groot deel de tevredenheid van een nieuwe werknemer.

Zorg dus niet enkel voor opleiding op het vlak van “hard skills” (technische aspecten), maar biedt leidinggevenden ook diepgaande training en coaching aan om hun soft skills te ontwikkelen (relationele en communicatievaardigheden).

 Over de auteur:

Meredith Van Overloop is oprichter van Triangis, gespecialiseerd in partnerships bij het bouwen van een motiverende organisatiecultuur.  Zij is tevens auteur van 2 HR-boeken:

  • “Niet perfect, toch content”, een wegwijzer naar de 4 natuurlijke ritmes (versnellen, vertragen, vermeerderen, verminderen)
  • “Het Overloop Effect, 7 hefbomen voor een betere werksfeer” met praktische tips voor leidinggevenden en HR-professionals om te bouwen aan een motiverende bedrijfscultuur.

 

 Wil je weten welke hefboom je meteen kan inzetten in jouw organisatie: vul de gratis vragenlijst in op: www.triangis.be

 

Bronnen: Verbond van Belgische ondernemingen, studie Robert Half & PW.